Emitir nota fiscal como prestador de serviço é uma obrigação que todo profissional PJ e empresa de prestação de serviços deve cumprir, afim de garantir sua regularidade fiscal, transparência nas operações e segurança jurídica.
Neste artigo, você vai entender quem precisa emitir, quais tipos de nota são aceitos, o passo a passo para gerar sua nota fiscal eletrônica (NFS-e) e as principais obrigações acessórias envolvidas.
Ao final, descubra como a Caetano Contabilidade pode facilitar todo esse processo para você.
O que é nota fiscal de serviço
A nota fiscal de serviço é o documento que comprova a prestação de um serviço e formaliza a cobrança dos tributos incidentes, como ISS (Imposto Sobre Serviços) e, em alguns casos, PIS e COFINS.
Ela registra dados essenciais: identificação do prestador e do tomador, descrição detalhada dos serviços, valores, alíquotas aplicáveis e datas.
A partir de 2014, a maioria dos municípios adotou a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), eliminando a versão em papel e proporcionando maior agilidade, segurança e controle no envio de informações à prefeitura.
A obrigatoriedade de emissão vale para qualquer pessoa jurídica prestadora de serviços e também para profissionais autônomos com CNPJ, que tenham inscrição municipal. Mesmo microempreendedores individuais (MEI) são obrigados a emitir nota fiscal quando prestam serviço para pessoas jurídicas.
Quem está obrigado a emitir nota fiscal de serviço
Qualquer prestador de serviço que possua inscrição municipal deve emitir nota fiscal eletrônica a cada serviço executado. Entre as categorias obrigadas, destacam-se:
- Profissionais liberais com CNPJ (advogados, contadores, arquitetos, psicólogos etc.)
- Empresas de manutenção, limpeza e conservação
- Agências de publicidade, marketing digital e produção de eventos
- Consultorias, treinamentos e assessorias de diversas áreas
- MEI que presta serviço a pessoas jurídicas
Profissionais autônomos que prestam serviço exclusivamente a pessoas físicas, sem CNPJ e sem inscrição municipal, em geral não estão sujeitos à emissão de nota fiscal de serviço, mas precisam informar os rendimentos via carnê-leão e recolher o Imposto de Renda mensal.
Tipos de nota fiscal de serviço
Antes de aprender a emitir nota fiscal como prestador de serviço, é importante conhecer as modalidades mais comuns:
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o padrão adotado pela maioria dos municípios. Ela é gerada e transmitida por meio de sistema online da prefeitura ou por software autorizado.
Em algumas localidades, ainda é possível encontrar o RPS (Recibo Provisório de Serviço), documento físico que depois é convertido em NFS-e pela prefeitura. Contudo, essa prática tem sido gradualmente substituída pela emissão totalmente eletrônica.
Passo a passo para emitir nota fiscal como prestador de serviço
Para emitir nota fiscal como prestador de serviço, siga estas etapas:
- Inscrição municipal e habilitação no sistema: O primeiro passo é obter a inscrição municipal junto à prefeitura da sua cidade. Após aprovado, você receberá login e senha para acessar o sistema de emissão de NFS-e.
- Conhecer o CNAE e a atividade econômica: Certifique-se de que o seu CNPJ está cadastrado com o CNAE correto para a prestação de serviços que você oferece. O enquadramento correto evita problemas de rejeição de nota e autuações futuras.
- Acessar o sistema de emissão de NFS-e: Entre no portal da prefeitura ou no software autorizado. Preencha os dados do tomador (CPF/CNPJ, endereço), selecione o serviço prestado (código do serviço conforme lista municipal) e informe o valor bruto.
- Calcular o ISS e demais tributos: O sistema normalmente faz o cálculo automático do ISS com base na alíquota municipal (geralmente entre 2% e 5%). Se houver retenção de PIS, COFINS, IRRF ou CSLL no tomador, informe essas deduções conforme legislação.
- Emitir a nota e enviar ao tomador: Após revisar todas as informações, confirme a emissão. A NFS-e será gerada em PDF e XML. Envie a nota ao cliente por e-mail ou outro canal adequado.
- Armazenar documentos eletrônicos: Guarde os arquivos XML e PDF por, no mínimo, cinco anos, conforme determina a legislação fiscal. Eles podem ser requisitados em fiscalizações ou comprovações bancárias.
Obrigações acessórias e prazos
Emitir a nota fiscal como prestador de serviço gera obrigações além da simples emissão:
Dependendo do regime tributário, você deverá entregar declarações como DCTF-SN (para Simples Nacional), EFD-Contribuições (PIS/COFINS) e Escrituração Contábil Digital (ECD). Cada obrigação tem prazo específico, geralmente até o dia 20 do mês subsequente ao fato gerador.
Outro ponto essencial é o pagamento do ISS, geralmente mensal, por meio de guia própria (GNRE ou DAM). A data de vencimento varia conforme município, mas costuma ser entre o dia 10 e 15. O atraso implica multa e juros, por isso é crucial integrar o processo de emissão ao calendário de pagamentos.
Penalidades e riscos de não emitir nota fiscal
Ignorar a obrigatoriedade de emitir nota fiscal de serviço traz riscos significativos:
- Multas e autuações: A prefeitura pode aplicar penalidades que variam de 50% a 200% do valor do imposto não recolhido.
- Restrição de acesso a contratos: Muitas empresas exigem nota fiscal para pagar pelo serviço; não emitir pode inviabilizar negócios.
- Problemas bancários: Movimentações financeiras sem comprovação documental podem gerar bloqueios ou questionamentos pelos bancos.
- Dificuldades na resposta a fiscalizações: Em auditorias, a falta de notas compromete a reputação e pode resultar em encargos retroativos.
Vantagens de emitir nota fiscal corretamente
Por outro lado, cumprir essa obrigação traz benefícios:
- Ao emitir nota fiscal como prestador de serviço, você demonstra transparência e profissionalismo, fortalecendo a confiança dos clientes.
- A emissão regular facilita a gestão financeira, pois torna imediata a informação sobre receita bruta, base de cálculo de tributos e fluxo de caixa.
- Profissionais que mantêm sua contabilidade em dia conseguem planejar melhor investimentos, contratar equipe e negociar condições comerciais, sabendo exatamente seu custo tributário.
Como a Caetano Contabilidade pode ajudar
Emitir nota fiscal como prestador de serviço exige atenção a detalhes técnicos e cumprimento de prazos. A Caetano Contabilidade oferece:
- Assessoria completa para inscrição municipal e habilitação no sistema de NFS-e.
- Treinamento e suporte no uso de plataformas eletrônicas.
- Conciliação de notas emitidas com o sistema de folha de pagamento e financeiro.
- Gestão de obrigações acessórias, incluindo declarações e guias de tributos.
- Monitoramento de prazos e entregas, evitando multas e problemas com o fisco.
Com nossa equipe especializada em contabilidade para prestadores de serviços, você foca no seu negócio enquanto cuidamos da parte fiscal e contábil, garantindo segurança, eficiência e conformidade.
Entre em contato com a Caetano Contabilidade e descubra como podemos simplificar todo o processo de emissão de nota fiscal de serviço para você!