Você tentou emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND) da sua empresa e o documento não foi liberado? Essa situação é relativamente comum e normalmente indica que existe alguma pendência registrada nos sistemas dos órgãos responsáveis pela regularidade fiscal do CNPJ.
O problema é que nem sempre essa pendência significa simplesmente um imposto que deixou de ser pago. Declarações não entregues, débitos inscritos em Dívida Ativa, inconsistências cadastrais e outras irregularidades também podem impedir a emissão da certidão.
Por isso, quando a CND não é liberada, o primeiro passo não deve ser apenas tentar emitir o documento novamente, mas identificar exatamente o que está impedindo a regularidade.
Neste conteúdo, a Caetano Contabilidade explica os principais motivos que podem impedir a emissão da certidão negativa e o que fazer para resolver o problema.
O que é a Certidão Negativa de Débitos da empresa?
A Certidão de Regularidade Fiscal perante a Fazenda Nacional é um documento emitido conjuntamente pela Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).
Na prática, o documento demonstra a situação do contribuinte em relação aos tributos federais administrados pela Receita e aos débitos inscritos em Dívida Ativa da União.
A certidão pode ser apresentada em diferentes situações, como:
- Participação em determinadas licitações;
- Contratação de financiamentos;
- Operações societárias;
- Processos de compra e venda de empresas;
- Comprovação de regularidade perante terceiros;
- Celebração de determinados contratos.
Quando não existem pendências impeditivas, é possível emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND).
No entanto, existe também a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEND). Ela pode ser emitida quando existem determinados débitos ou pendências, mas sua exigibilidade está suspensa ou a situação atende às condições legais para que a certidão produza efeitos de negativa.
Portanto, possuir um parcelamento, por exemplo, não significa necessariamente que a empresa ficará impossibilitada de comprovar sua regularidade fiscal.
Por que não consigo emitir a certidão negativa da minha empresa?
Existem diferentes situações que podem bloquear a emissão automática da certidão. Entre as mais comuns estão débitos tributários e ausência de declarações obrigatórias.
Imagine, por exemplo, que determinada empresa tenha apurado corretamente um tributo, informado o valor à Receita Federal, mas não tenha realizado o pagamento.
Enquanto esse débito permanecer exigível e sem regularização, ele poderá impedir a emissão da CND.
Da mesma forma, o problema pode surgir quando a empresa deixa de entregar alguma obrigação acessória exigida pelo Fisco.
Entre as situações que merecem investigação estão:
- Tributos federais vencidos e não pagos;
- Parcelamentos irregulares ou com parcelas em atraso;
- Débitos inscritos em Dívida Ativa da União;
- Declarações obrigatórias não entregues;
- Pendências relacionadas às contribuições previdenciárias;
- Inconsistências identificadas nos sistemas fiscais;
- Débitos declarados e não quitados.
Isso explica por que simplesmente verificar se os impostos do mês atual estão pagos nem sempre é suficiente para concluir que a empresa está completamente regular.
Como descobrir qual pendência está impedindo a CND?
Se a emissão automática não for possível, é necessário consultar a situação fiscal da empresa e identificar quais pendências estão sendo apontadas.
Essa análise é importante porque permite sair do diagnóstico genérico de que “a certidão não foi emitida” para descobrir exatamente o motivo do bloqueio.
O relatório pode apontar, por exemplo, um débito perante a Receita Federal, ausência de determinada declaração ou pendência relacionada a valor que já foi encaminhado para inscrição em Dívida Ativa.
Também é importante verificar a situação perante a PGFN, principalmente quando existem débitos que já deixaram a esfera administrativa da Receita e foram inscritos em Dívida Ativa da União.
Depois de localizar a pendência, o contador poderá analisar sua origem e determinar o procedimento adequado.
Em alguns casos, basta realizar um pagamento ou transmitir uma obrigação que estava faltando. Em outros, será necessário parcelar uma dívida, apresentar documentos ou solicitar a correção de uma informação que está sendo apontada indevidamente.
Empresa com parcelamento consegue emitir certidão?
Em determinadas situações, sim. Esse ponto é importante porque existe uma diferença entre não possuir nenhum débito e possuir um débito cuja exigibilidade esteja suspensa.
Quando não existem pendências, a empresa pode obter a CND. Já quando existem débitos, mas eles estão em uma situação que permite a comprovação da regularidade fiscal, pode ser emitida a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa.
Um exemplo comum é o débito devidamente parcelado e com as prestações em dia.
Apesar do nome “positiva”, essa certidão produz efeitos de negativa para fins de comprovação da regularidade fiscal, permitindo que a empresa demonstre sua situação perante terceiros nas hipóteses previstas em lei.
Por outro lado, se o parcelamento estiver irregular, houver prestações vencidas ou existirem outras pendências impeditivas, será necessário analisar a situação antes que uma certidão de regularidade possa ser liberada.
Como regularizar a empresa para conseguir emitir a CND?
O procedimento depende da causa do bloqueio. Não existe uma única solução válida para todos os CNPJs.
De forma geral, o processo envolve:
- Consultar a situação fiscal da empresa;
- Identificar todas as pendências existentes;
- Verificar se os débitos realmente são devidos;
- Regularizar declarações que estejam em atraso;
- Quitar ou negociar débitos, quando necessário;
- Verificar pendências inscritas em Dívida Ativa;
- Aguardar o processamento das regularizações, quando aplicável;
- Solicitar novamente a certidão.
Se a empresa considera que está regular, mas o sistema continua apontando uma restrição indevida, pode ser necessário apresentar documentação e solicitar a liberação da emissão da certidão.
Por isso, antes de tomar qualquer providência, é fundamental descobrir a origem exata da restrição.
Não consegue emitir a certidão negativa da sua empresa? Conte com a Caetano Contabilidade
A impossibilidade de emitir uma CND não deve ser ignorada. Mesmo que sua empresa não precise apresentar o documento imediatamente, o bloqueio pode indicar débitos, declarações em atraso ou outras pendências fiscais que precisam ser analisadas.
Quanto antes o problema for identificado, maiores são as possibilidades de organizar a regularização antes que a pendência cause dificuldades para o negócio.
A Caetano Contabilidade pode analisar a situação fiscal da sua empresa, identificar o que está impedindo a emissão da certidão e orientar sobre os procedimentos necessários para a regularização.
Não consegue emitir a CND da sua empresa? Entre em contato com a Caetano Contabilidade e conte com o suporte de especialistas para identificar e regularizar suas pendências fiscais.